Gửi hàng cho một công ty tại Philippines khác với việc chỉ ghi tên cá nhân nhận hộ. Người đặt mua, bên thanh toán, bên đứng tên nhập khẩu và địa điểm nhận có thể không phải cùng một đơn vị. Làm rõ các vai trò này trước khi gửi giúp hạn chế sửa hồ sơ giữa chừng.
Xác định ai đứng tên trong giao dịch
Hỏi đối tác tên pháp lý, địa chỉ, thông tin liên hệ của bộ phận phụ trách nhập khẩu và dữ liệu họ yêu cầu trên chứng từ. Không tự thay tên công ty bằng tên nhân viên để rút gọn. Nếu giao về kho thuê, cần tách địa chỉ doanh nghiệp với địa chỉ giao thực tế và thống nhất cách thể hiện.
Theo hướng dẫn của Bureau of Customs, hồ sơ nhập khẩu được xác định theo tính chất hàng và có thể gồm hóa đơn, bảng kê, vận đơn cùng giấy phép khi áp dụng. Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu của BOC; không coi một checklist chung là đủ cho mọi sản phẩm.
Lập bảng trách nhiệm ngắn
- Người bán: cung cấp dữ liệu sản phẩm, số lượng và giá trị giao dịch.
- Bên nhập khẩu hoặc đại diện: kiểm tra yêu cầu hồ sơ tại Philippines.
- Đơn vị vận chuyển: xác nhận phạm vi dịch vụ và thông tin cần để tổ chức lô hàng.
- Kho nhận: xác nhận lịch hẹn, phương tiện và yêu cầu kiểm đếm.
Bảng này không thay thế hợp đồng. Mục tiêu là biết ai phải trả lời khi có thông tin thiếu, thay vì chuyển tin nhắn qua nhiều bộ phận mà không có người quyết định.
Kiểm tra sự thống nhất trước khi xuất
Đối chiếu tên hàng, mã sản phẩm, đơn vị tính và số lượng trên đơn mua, invoice và packing list. Ví dụ, đơn mua dùng đơn vị “bộ” nhưng bảng kê dùng “chiếc” thì cần giải thích một bộ gồm những gì. Đừng để người nhận phải tự suy đoán khi kiểm hàng.
Chốt phần thanh toán và điểm giao
Hỏi rõ ai thanh toán cước, chi phí nhập khẩu và giao nội địa; khoản nào đã có trong báo giá. Nếu dùng điều kiện thương mại trong hợp đồng, cần ghi rõ phiên bản và địa điểm áp dụng, không chỉ nhắn một chữ viết tắt. Xem cách đọc báo giá Philippines và gửi hồ sơ dự kiến trước khi hàng được đóng kín.
Trao đổi lô hàng với Gia Phú Express
Gửi ảnh hàng, số kiện, cân nặng, kích thước và địa chỉ nhận để Gia Phú kiểm tra phương án phù hợp. Xem dịch vụ gửi hàng đi Philippines, bảng giá tham khảo hoặc trao đổi qua Zalo 097 186 7777.